REPOSITORIO DE INICIATIVAS FINALISTAS DEL CONCURSO FUNCIONA

Modelo de gestión eficiente: acceso on line y entrega anticipada de becas a estudiantes en condición vulnerables de Chile

Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas

El Modelo de gestión eficiente: acceso on line y entrega anticipada de becas a estudiantes vulnerables de Chile, se caracteriza por un cambio de enfoque en el modelo de gestión de los programas de becas de Junaeb, ya que el modelo tradicional presentaba procesos complejos, redundantes, costosos, aislados y con plazos extensos, asociados a una lógica de productos. El modelo, cambia la lógica pasando de productos a procesos; de acreditación documental a la coordinación intersectorial, con el intercambio de bases de datos de organismos estatales; de la tramitación presencial ante el municipio o la institución de educación superior, al acceso autónomo por parte del estudiante mediante la creación de un Portal on line.Se diseñó e implementó un modelo de gestión eficiente que reduce costos y mejora la experiencia del usuario. Finalmente, se ha considerado a los actores claves en el diseño, implementación y mejora continua, lo cual ha permitido avanzar en la estandarización de procesos.

Soluciona un problema de gestión institucional, ya que reduce costos asociados a la gestión de becas para el estudiante y la institución. Mejora la experiencia del estudiante al acceder a las becas con mayor autonomía, y obtener el pago al inicio del año académico. Se diseña e implementa un sistema informático que no existía, que permite el acceso virtual y la coordinación intersectorial, para la simplificación de procesos y obtención de información masiva, minimizando la gestión documental.

De 358.453 solicitudes de beca para el año 2018, 338.377 (94%) estudiantes ingresaron directamente por el Portal Becas. – Al 2018, existen 2.099 usuarios de Red colaboradora vigentes, Colegio: 203, IES: 689, Municipio: 1207. – Cerca de 120 funcionarios de Junaeb. – La postulación online en comparación a la postulación tradicional, se puede traducir con eco equivalencias de: 26.552 kWh, 107 árboles, 2.010 litros de petróleo, 189.655 litros de agua o 5,1 toneladas de CO2.

Se pude replicar en instituciones públicas, donde sea necesario simplificar los procesos de acceso a beneficios, se cuente con recursos humanos, tecnológicos y capacidad de coordinación. Hoy, el modelo se replica en programas de residencias de Junaeb

Diseño: Identificación de variables de los modelos de focalización, con fuentes secundarias y coordinación intersectorial. Modelo de gestión basado en cruces de datos, cargados en un portal público acceso directo del estudiante y acreditación de requisitos. Levantamiento de requerimientos informáticos. Testing: Desarrollo de sistema prototipo con desarrollo informático iterativo. Pruebas de funcionalidad: Dirección Nacional y Regionales ? Red Colaboradora (RD). Implementación: Capacitación a Direcciones Regionales (DDRR), SIIAC y (RD), testing y videos de apoyo. Campaña comunicacional. Monitoreo: reportería de datos y retroalimentación de problemas/mejoras con DDRR y SIIAC. Evaluación: Jornadas de evaluación con (DDRR), medición de satisfacción usuaria y estudio ambiental.

Victor Neira Martínez
Marco Fica Cifuentes
Marcelo Araya-Gomez Reyes
Gonzalo Miño Gálvez

victor.neira@junaeb.cl
marco.fica@junaeb.cl
marcelo.araya-gomez@junaeb.cl
gmino@junaeb.cl