REPOSITORIO DE INICIATIVAS FINALISTAS DEL CONCURSO FUNCIONA
Creación de un Robot Virtual, para la automatización de procesos manuales rutinarios y de gran volumen
Instituto de Previsión Social IPS
La innovación del robot nace para abordar dos grandes temas. Por un lado reemplazar trabajo rutinario y repetitivo, permitiendo ocupar a los funcionarios en áreas donde sus conocimientos pueden agregar mayor valor, y por otra, abordar mediante la ejecución de actividades automáticas de validación, el mejoramiento en la calidad de la información, regularización de información histórica y otras áreas, que dado el tiempo que conllevan, no es posible realizar con los equipos humanos existentes.
Un equipo de personas no especialistas en robótica, son capaces de modelar un proceso repetitiva realizado por seres humanos y transferirlo a una máquina (robot) que realiza el mismo proceso con mayor velocidad y sin errores. Para ello se debió realizar investigación de las herramientas utilizadas, de los lenguajes aplicados y en base a sucesivas pruebas ir depurando el funcionamiento del robot. Esta innovación se puede
utilizar en muchas áreas manuales con una misma lógica de proceso.
Para los funcionarios/as, se ha logrado una redistribución de áreas desde áreas rutinarias y tediosas, a otras funciones más desafiantes. Actualmente, se encuentran habilitados 30 Robots en el nivel central, que pueden reemplazar a 50 de los funcionarios participantes de los 6 grandes Procesos intervenidos. Para los usuarios-ciudadanos a nivel nacional, las acciones realizadas representan una respuesta oportuna y confiable a sus necesidades, y la reducción al mínimo de errores en los trámites y pagos solicitados asociados a dichos procesos. Institucionalmente, esta iniciativa ha logrado aumentos importantes en el volumen de trabajo realizado y disminución de errores A modo de ejemplo, antes se procesaban 4.800 planillas/mes ahora se pueden procesar 300.000 planillas/mes.
La iniciativa puede ser replicada en cualquier organización que tenga procesos que posean áreas con características de ser manuales, rutinarias, reiterativas y estructuradas, que siguen una misma lógica de proceso.
Por esta razón, se considera que el robot es una herramienta de trabajo 100% exportable, tanto dentro del IPS como a otras instituciones o servicios, cualquiera sea su giro o naturaleza.
En 2014 se propuso la iniciativa, una primera barrera a superar fue que otras unidades ministeriales manifestaron reparos sobre responsabilidades, apego a procedimientos, miedo a hackeos, entre otros. La solución fue posicionar intra-ministerialmente la iniciativa, en este proceso fue clave el respaldo del Jefe de Servicio.
Jorge Orellana Lecaros, Dania Toledo Solis, Catherine Zanni Leon